Como posso aumentar o tamanho da equipe de atendentes da minha empresa para que possamos gerenciar todas as chamadas, mas mantendo apenas um número do WhatsApp? Se seu negócio está em expansão e viu a demanda de interações com o cliente aumentar, você provavelmente fez esse questionamento. No artigo de hoje, nós mostraremos que é possível manter apenas um número de WhatsApp e ainda ter uma equipe fantástica prestando o suporte.
Veja como!
Como começar a usar o WhatsApp com múltiplos atendentes?
Se você deseja usar o WhatsApp com vários usuários, o primeiro passo é ter uma conta na versão empresarial do aplicativo.
Também é necessário uma equipe de pelo menos dois agentes, embora possa ser quantos quiser, e uma conexão com um sistema de atendimento profissional como o ChatGuru.
Caso você queira otimizar ainda mais o serviço, pode fazer a integração de um chatbot em sua conta.
Leia também – Confira AQUI como passar de uma conta pessoal para uma conta comercial do WhatsApp
Por que é preciso usar uma versão empresarial do WhatsApp?
Um dos aplicativos mais usados no Brasil é o WhatsApp. Ele conta com uma base de 148 milhões de usuários por aqui e pode ser encontrado instalado em 98% de todos os smartphones, segundo levantamento da Cuponation e da Opinion Box.
Já de acordo com os resultados de outra pesquisa realizada pela Opinion Box, 76% dos usuários fazem uso da plataforma para se comunicar com marcas e empresas, e 55% dos usuários já fizeram pelo menos uma compra pelo APP.
Os dados demonstram algo que as empresas já perceberam: é difícil fazer negócios sem estar na plataforma.
No entanto, é uma prática normal para uma empresa em crescimento experimentar vários artifícios a fim de manter a comunicação com os consumidores.
Ter, por exemplo, muitos atendentes usando o mesmo celular, disponibilizar vários números de contato ou até mesmo utilizar contas pessoais de atendentes para comunicação profissional.
Essas atitudes, apesar de não parecerem muito críticas, podem dificultar a comunicação entre a marca e seus consumidores. Afinal, ela torna mais desafiadora a tarefa de monitorar métricas e informações importantes do atendimento.
Com isso, vê-se os tempos de resposta aumentando e os processos sendo prejudicados, podendo até resultar em perda de vendas.
Mudar o seu tipo de conta no aplicativo é um começo para lidar com este tipo de questão. Trocar do WhatsApp tradicional para o Business ou Business API desbloqueia recursos adicionais. Agora, falaremos sobre como essas ferramentas podem ajudá-lo a fornecer um melhor suporte ao cliente e mensagens mais envolventes.
Entenda a diferença entre o WhatsApp, Business e Business API
O aplicativo tem três versões. São elas:
- WhatsApp Messenger: A versão Messenger é a padrão do aplicativo de mensagens e é a usada pela maioria das pessoas para se comunicar com amigos e familiares
- WhatsApp Business: A versão Business foi pensada para negócios. Ela traz uma série de recursos adicionais para simplificar o trabalho das empresas
- WhatsApp Business API: A versão API do Business oferece ainda mais funcionalidades para empresas na plataforma, como automação da comunicação corporativa e inclusão de um chatbot na conta comercial
Como funciona o WhatsApp Business?
O aplicativo WhatsApp Business, que pode ser baixado gratuitamente em dispositivos Android e iOS, foi desenvolvido especificamente para atender as necessidades de empresas menores.
Por meio dos diversos recursos da versão Business, é possível facilitar o contato entre empresas e consumidores.
A capacidade de inserir informações especializadas sobre a empresa, bem como a capacidade de automatizar, categorizar e responder rapidamente às mensagens, estão entre os benefícios que a edição empresarial do APP tem sobre a versão padrão do aplicativo.
Isso tudo além dos recursos com os quais os usuários já estão familiarizados desde a edição padrão da plataforma, como enviar e receber mensagens de texto, vídeos, fotos e arquivos.
O fato de que o Business destina-se a oferecer suporte apenas à comunicação individual é a limitação mais significativa da plataforma.
Portanto, o contato com os clientes deve ser realizado tanto pelo aplicativo móvel quanto pela plataforma Web nos computadores. Como resultado, a versão não tem escalabilidade.
Como funciona o WhatsApp Business API?
Embora compartilhem um nome semelhante, as versões WhatsApp Business e WhatsApp Business API são bem diferentes umas das outras em termos de recursos que oferecem e os cenários em que podem ser usados.
É altamente recomendável que empresas de médio e grande porte utilizem a API do WhatsApp Business para proporcionar a seus clientes a familiaridade e facilidade de uso do APP sem perder em qualidade de experiência.
Essa versão, lançada em agosto de 2018, possui uma interface de programação de aplicativos (API) que permite às empresas receber e responder a um número infinito de mensagens do WhatsApp enviadas por seus consumidores, dimensionando o serviço para um público maior.
A API do WhatsApp Business, no entanto, não oferece uma solução pronta para uso da mesma forma que o WhatsApp Business App. O que é um grande benefício, pois pode ser customizado de acordo com as prioridades de cada negócio e dos clientes que atende.
Nesse sentido, escolher a plataforma apropriada para conectar a API do WhatsApp à sua infraestrutura de comunicação existente é de extrema importância. Afinal, é a base sobre a qual são alocados os recursos de suporte para o WhatsApp.
Com o objetivo de oferecer um melhor atendimento ao cliente, o ChatGuru auxilia as empresas no desenvolvimento e gerenciamento de sua comunicação usando a API do WhatsApp Business.
Passo a passo de como vários atendentes podem usar o WhatsApp ao mesmo tempo
Agora que você conhece todos os benefícios de ter uma conta comercial no WhatsApp, é hora de explicar de que forma é possível ter vários usuários em uma conta na plataforma. Confira:
1. Inscreva-se no ChatGuru criando uma conta
A primeira coisa que você deve fazer é entrar em contato com o ChatGuru e criar uma conta em nosso site. Depois disso, vamos incorporar nossa tecnologia ao seu perfil, quando tudo estará pronto para começar.
2. Navegue até a opção “usuários” na plataforma de software ChatGuru
Em nossa plataforma ChatGuru, a primeira coisa que deve ser feita é navegar até o menu lateral e selecionar a opção “usuários“.
3. Crie uma nova conta para o usuário
O passo seguinte é selecionar a opção “Novo usuário” no menu suspenso.
4. O processo de registro de novos usuários
Agora, vamos fazer o registro do novo usuário, inserindo algumas informações sobre ele.
Você pode cadastrar o endereço de e-mail do usuário, nome, senha, nome que ficará visível para o cliente e o nível de permissão do usuário.
5. Usuário registrado
Então, com todos os tópicos preenchidos, é hora de salvar este registro recém-criado para que o usuário seja adicionado à lista de usuários registrados.
É possível criar vários usuários para atender aos seus requisitos específicos de comunicação.
Otimizando sua comunicação empresarial com o ChatGuru
Com o ChatGuru é possível monitorar de forma simples o crescimento e o desempenho de sua equipe, buscando sempre formas de melhorar a experiência oferecida aos clientes.
Além de identificar qual atendente falou com qual cliente, pode-se acompanhar o tempo de permanência do atendente em cada posição, bem como o tempo total de atendimento.
Outras funcionalidades da plataforma podem ajudar nos processos do atendimento e na eficiência da equipa, como a possibilidade de pré-agendamento de mensagens e a rotação do atendimento, que nada mais é que a atribuição automática de cada agente a uma sala de chat.
O principal objetivo desta rotação é garantir que um serviço de alta qualidade seja prestado continuamente e sem interrupções, mesmo no caso de um dos operadores faltar ao trabalho por motivo de doença ou férias.
O ChatGuru também permite a incorporação de um chatbot na conta do WhatsApp da sua empresa. Este recurso é útil se você quiser aumentar a capacidade de operação do seu negócio, sem a necessidade de grandes investimentos.
Através desse software, você poderá atender seus consumidores 24 horas por dia, nos 7 dias da semana com agilidade e confiança, mantendo os mais altos padrões de serviço possíveis.
Saiba mais sobre os benefícios de usar este software e como ele pode ajudar sua empresa a melhorar sua comunicação com os clientes.