Um valioso gerente de projeto (PM) é a espinha dorsal de todo empreendimento produtivo. É um equívoco comum pensar que os únicos deveres do responsável pela gestão de projetos consistem em enviar lembretes e agendar reuniões de status. O trabalho deve ser muito metódico, é preciso ter uma compreensão firme e ser hábil na implementação de todos os cinco estágios do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Neste post, discutiremos o que esperar de cada uma dessas etapas, bem como algumas estratégias para maximizar seu progresso.
O Project Management Institute (PMI) identificou cinco estágios da Gestão de Projetos — concepção e iniciação; planejamento de projetos; execução; desempenho e monitoramento; e encerramento do projeto — essenciais para a conclusão bem-sucedida de qualquer projeto. Estabelecido em 1969, o PMI cresceu e se tornou a maior comunidade global de profissionais de gerenciamento de projetos. É o padrão ouro em gerenciamento de projetos, programas e portfólios.
Cada projeto é único, porém o Guia PMBOK, atualizado regularmente pelo PMI, oferece um padrão de processo que pode ser aplicado a muitos projetos na Gestão de Projetos.
Definição do ciclo de vida do projeto
O Guia PMBOK afirma que os elementos do ciclo de vida de um projeto devem especificar as tarefas a serem concluídas na Gestão de Projetos, os produtos a serem entregues, as pessoas que trabalharão no projeto e os procedimentos a serem seguidos para monitorar e controlar o andamento do projeto.
Todo o escopo do projeto será afetado pelo tempo necessário para descobrir esses detalhes. As partes interessadas do projeto colherão as vantagens de um procedimento oportuno e organizado graças a essas restrições. Isso ajuda os gerentes de projeto a delinear as tarefas que devem ser concluídas antes de passar para a próxima fase de um projeto.
Gestão de Projetos em 5 Etapas
O gerenciamento de um projeto pode ser pensado como tendo cinco estágios distintos. As partes interessadas dão o pontapé inicial em um projeto e, em seguida, ajudam a definir e mapear seus parâmetros. O próximo passo é a equipe colocar seu plano em ação e ficar de olho em como as coisas estão indo. Depois que o projeto é feito, ele tem que ser encerrado.
1. Iniciação
Na Gestão de Projetos, o propósito de iniciar um plano de ação é estabelecer alguns parâmetros de alto nível dentro dos quais trabalhar. Na maioria dos casos, um caso de negócios ou termo de abertura do projeto é o primeiro passo. Este é o momento de realizar quaisquer estudos ou testes de praticidade que possam ser necessários.
Partes cruciais farão pesquisas para determinar se devem ou não prosseguir com o projeto. Se o projeto for aprovado, você precisará elaborar um termo de abertura ou documento de iniciação do projeto (PID) que descreva as metas do projeto e descreva as etapas necessárias para começar. O caso de negócios, as partes interessadas e os requisitos de negócios devem ser descritos. Lembre-se de que você pode encontrar online vários modelos PID diferentes que seguem os padrões definidos no Guia PMBOK e usá-los como ponto de partida.
A dica ao fazer um PID é tentar não ficar muito focado nos detalhes. Isso porque, na Fase 2, vamos especificar e esclarecer esses pontos.
2. Planejamento
O estágio de planejamento é crucial na Gestão de Projetos, pois é quando o caminho a seguir pela equipe é traçado. Para isso, o gerente deve reunir o pessoal necessário, estabelecer canais de comunicação e providenciar recursos compartilhados.
S.M.A.R.T. e CLEAR são duas das abordagens mais conhecidas para o estabelecimento de metas.
Objetivos do S.M.A.R.T.
Usando esta estratégia, você pode ter certeza de que seus objetivos foram cuidadosamente examinados. Também ajuda você a ver o quadro geral de seus esforços de definição de metas.
- Specific – Responder às perguntas quem, o quê, onde, quando, qual e por que pode ajudá-lo a definir objetivos mais concretos
- Measurable – Certifique-se de que suas metas sejam quantificáveis, desenvolvendo critérios para avaliar seu progresso
- Attainable – Reconheça as metas mais importantes e o que será necessário para alcançá-los
- Realistic – Esteja disposto e seja capaz de se esforçar se quiser atingir seu objetivo.
- Timely – Planeje quando você deseja concluir a tarefa
Objetivos do C.L.E.A.R.
O C.L.E.A.R. é a técnica de metas que é uma abordagem mais recente para o estabelecimento de metas que explica a natureza dinâmica das empresas modernas.
- Collaborative – O objetivo deve fomentar o trabalho em equipe entre os trabalhadores.
- Limited – Tanto a duração quanto o escopo dessas atividades devem ser restritos para que possam ser gerenciados com eficácia.
- Emotional – Os objetivos devem ser algo com o qual os trabalhadores se preocupam profundamente e com os quais possam desenvolver uma conexão emocional. Como resultado, a produtividade pode ser aumentada.
- Appreciable – Separe seus objetivos mais amplos em atividades menores, mais gerenciáveis e de curto prazo.
- Refinable – Mantenha um grau de adaptabilidade e revise seus objetivos quando novas circunstâncias surgirem.
Nesta fase da Gestão de Projetos, o escopo do projeto precisa ser estabelecido, bem como uma estratégia para gerenciar o projeto é formulada. Dar esse passo requer calcular o orçamento, avaliar a qualidade, avaliar os recursos e estabelecer um prazo razoável. Linhas de base ou métricas de desempenho também são estabelecidas no plano do projeto. Estes são derivados do escopo, cronograma e orçamento do projeto. Estabelecer uma linha de base é crucial para monitorar o progresso.
Nesse ponto da Gestão de Projetos, todos entendem exatamente o que devem fazer, pois seus papéis e deveres também foram definidos. Para manter o trabalho nos trilhos, um gerente irá redigir documentos com os seguintes pontos:
- Declaração do escopo – Definição do escopo do projeto, incluindo sua justificativa de negócio, benefícios, metas, entregáveis e principais marcos. É aceitável revisar uma declaração de escopo durante um projeto, mas apenas com o consentimento do gerente de projeto e do patrocinador.
- Cronograma de Divisão de Trabalho (WBS) – Um Work Breakdown Schedule (WBS) é um diagrama que mostra como todo o projeto pode ser dividido em partes mais gerenciáveis. Como regra geral, ao desenvolver uma WBS, as tarefas não devem levar mais de 10 dias para serem concluídas.
- Conquistas – Os principais marcos que precisam ser alcançados durante a duração do projeto.
- Gráfico de Gantt – Um gráfico de Gantt é uma linha do tempo gráfica que pode ser usada para organizar e visualizar o progresso de um projeto.
- Plano de comunicação – Uma estratégia de comunicação é essencial se o seu projeto envolver pessoas de fora da sua organização. Prepare a mensagem apropriada do projeto e estabeleça um cronograma para a comunicação com os membros da equipe com base nas entregas e marcos.
- Plano de gerenciamento de riscos – Para criar uma estratégia eficaz de gerenciamento de riscos, é necessário primeiro catalogar todas as ameaças potenciais. O ciclo de revisão do cliente, cortes orçamentários, mudanças nas expectativas e falta de recursos comprometidos são exemplos de riscos comuns.
3. Execução
Os membros da equipe criam e finalizam as entregas durante a fase de execução da Gestão de Projeto. Começando com uma reunião inicial, esta etapa se distingue pela introdução de relatórios de status e atualizações e, finalmente, dá lugar ao desempenho e monitoramento.
A fase de execução da Gestão de Projetos inclui as seguintes etapas:
- Início das apresentações do projeto
- Construir as equipe
- Alocar recursos
- Executar planos de gerenciamento de projetos
- Controle de compras
- Gerenciar a execução do projeto
- Introduzir sistemas de monitoramento
- Divisão de tarefas não executadas
- Reuniões para discutir o progresso
- Atualização do cronograma
- Alterações necessárias no plano, caso necessário
Apesar da etapa de monitoramento ter seu próprio conjunto de necessidades, não é incomum que esta fase se sobreponha à fase de execução.
4. Monitoramento
Ficar de olho constantemente em como as coisas estão indo no projeto e ter certeza de que tudo está seguindo de acordo com o planejado é essencial. Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são usados pelos gerentes de projeto para verificar se o projeto está ou não progredindo conforme o planejado. Abaixo, detalhamos os principais indicadores de desempenho usados com mais frequência:
Objetivos do projeto: O cumprimento do cronograma e do orçamento estabelecidos mostra se o projeto está ou não no caminho certo para alcançar os objetivos que as partes interessadas precisam.
Entregas de qualidade: Esta métrica é usada para verificar se as atividades traçadas estão sendo feitas.
Esforço e acompanhamento de custos: Na Gestão do Projeto, os gerentes responsáveis manterão o controle de quanto tempo e dinheiro foram investidos em um projeto e se estão ou não no ritmo de terminar dentro do orçamento alocado. Este método de monitoramento informa se o seu projeto está ou não no ritmo de conclusão na data especificada.
Desempenho do projeto: Aqui, acompanhamos o status do projeto ao longo do tempo. Esta métrica leva em consideração a frequência, a gravidade e o tempo de resolução dos problemas que surgem. Estes podem resultar de obstáculos que não foram previstos ou alterações nos objetivos originais do projeto.
Os gerentes de projeto podem precisar fazer alterações nos cronogramas e recursos para manter o projeto nos trilhos durante esse período.
Recomenda-se que, ao final de cada fase, o caso de negócios e o plano do projeto sejam revisados.
5. Encerramento
Depois de terminar um projeto, a equipe deve declará-lo oficialmente encerrado. Uma reunião final é uma ferramenta comum usada por gerentes de projeto para discutir os resultados do projeto. A conclusão bem-sucedida do trabalho de Gestão de Projeto permite que a equipe reflita sobre sua realização e considere como poderia melhorar nos trabalhos futuros.
Os gerentes de projeto, no entanto, ainda têm algumas tarefas a fazer nesta fase. Eles devem compilar uma lista de retoques finais que foram deixados de lado durante a execução do projeto e então coordenar seus esforços com o restante da equipe para que tudo seja verificado. Também é necessário completar o orçamento final e o relatório do projeto. Por fim, eles terão que compilar todas as entregas e documentação referente em um repositório central de Gestão de Projeto.
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